Организация системы товароснабжения

Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщиков счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы пронумеровывают и скрепляют печатью. Контроль над правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным лицом.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафование за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблемы их оплаты.

Транспортные расходы могут оплачиваться:

- поставщиком;

- покупателем;

- частично поставщиком, частично покупателем.

В зависимости от договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателями.

Бухгалтерия торгового предприятия должна контролировать полноту и своевременность оприходования товаров и правильность их оплаты.

Контроль должен начинаться с момента оплаты товаров, а если товары поступают раньше с момента их фактического поступления.

Сущность контроля заключается в сопоставлении двух показателей:

X- сумма, уплаченная поставщику за товары;

Y- стоимость по покупной цене товаров и тары, получаемой от поставщиков и оприходоваемой материально ответственным лицом.

Х определяется на основании документов, приложения к выписке банка из расчетного счета или отчета кассира, а Y на основании сопроводительных документов, приложенных к отчету материально ответственного лица. Это сопоставление может предусматривать пять ситуаций:

1. Товары получены и полностью оплачены.

2. Переплата денег.

3. Недоплата денег.

4. Товары поступили, но не оплачены.

5. Товары оплачены, но не получены.

Если Х=Y, то партия товаров оплачена и оприходована по одинаковой стоимости, то есть правильно.

Если X Y, то разница между ними при:

X>Y свидетельствует о переплате денег поставщику;

X<Y свидетельствует о недоплате денег поставщику.

Необходимо выяснить причины этих расхождений. Ими могут быть доставка товаров в большем или меньшем количестве по сравнению с количеством, указанным в документах поставщика, неполное оприходование товаров, ошибки в ценах, таксировке и т.д.

Если есть X, а нет Y, то это значит, что деньги поставщику перечислены, но товары еще не оприходованы. Обратная ситуация означает, что товары оприходованы, но не оплачены. Сопоставление X и Y осуществляется по каждой партии поступающих товаров в отдельности.

На практике в условиях ручного ведения учета применяются в основном два способа бухгалтерского контроля над полнотой и своевременностью оприходования товаров, а также за правильностью их оплаты:

1 способ - ведение позиционного учетного регистра по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».