Организация системы товароснабжения

Рис. 3. «Кольцевой маршрут доставки товаров»

Поступление товаров от поставщиков производится на основании заключенных между поставщиками и покупателями хозяйственных договоров. В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются: виды поставляемых товаров, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товаров, сроки исполнения договоров, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.

Каждая хозяйственная операция, том числе поступление товаров, должна быть оформлена документально. В соответствии с пунктом 7 Положения «О бухгалтерском учете и отчетности» любой документ должен иметь следующие основные реквизиты:

- наименование документа (форма);

- код фирмы;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители (в количественном и стоимостном выражении);

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровка.

Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после окончания операции.

Для получения товаров и тары от поставщиков представителю предприятия (экспедитору) выдается доверенность (форма №2).

Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименованием ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности необходима подпись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска предприятия. По доверенности представитель предприятия может получить товар непосредственно от поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортная накладная и торгово-закупочные акты. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры составляются предприятием-поставщиком на имя предприятия-покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с момента отгрузки товаров или предоплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

- наименование получателя товаров;

- стоимость (цена) товаров;

- сумма НДС;

- дата предоставления счета-фактуры.

В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия-поставщика с указанием даты исправления.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.